各项目申请部门：

为保障项目进度，确保项目有序有效进行，现将招标结束的后续工作通知如下：

1.合同签订

项目招标结束并公示期已满之后，由项目申请部门配合中标方根据投标文件内容制作合同文本（合同模板参可用招标文件中的合同模板修改），发给院党政办指定邮箱（[email protected])转学校法务王加昌律师审核，待审核完毕后，如有约定需缴纳履约保证金的，需中标方先缴纳完后方可签订合同。合同需一式六份，即，后勤处存档一份，财务报销一份、使用部门一份，办公室一份，中标商两份。

2.项目验收

项目申请部门确认供货数量无误、使用情况正常的前提下，可向后勤管理处申请项目验收。

验收流程：

（1）中标方提供供货清单，项目申请部门核对清单无误后组织相关人员签字并盖部门公章。

（2）项目验收单填好相关信息后发给中标方，中标方确认盖章后验收现场带来。

（3）现场验收人员由采购小组成员：项目申请部门、后勤处采购经办、后勤处资产管理人员及教务处组成，

（4）货物类采购验收需进行初验，即货物到齐后组织一次初验。

3.资产入库

项目申请部门的资产管理员对采购项目进行固定资产入库，提交到系统并和后勤管理处资产管理人员确认，之后将入库单复印件交至后勤管理处。

4.报销手续

项目完成验收后，由项目申请部门进行付款手续，付款所需材料：（1）项目预审表

（2）物资采购审批表

（3）会议纪要

（4）询价汇总表

（5）财政资金审批单

（6）验收单

（7）资产入库单

（8）供货清单

（9）合同

（10）合同金额发票

其中材料（1）（2）（3）（4）（5）可向后勤管理处复印。

后勤管理处

2022年12月7日